Política de Tratamiento de Datos Personales

 

  1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot en desarrollo de sus actividades comerciales y digitales.

  1. DEFINICIONES

 

  • Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
  • Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
  • Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

 

  1. ALCANCE DE LA POLÍTICA

Esta política se aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de Jonathan Suarez Villamarin, quien actúa bajo el nombre comercial IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot. El alcance cubre la recolección y uso de datos a través de nuestras herramientas digitales, incluyendo, pero sin limitarse a: nuestro sitio web, enlaces de redirección (Linktree), sistemas de gestión de clientes (CRM - HubSpot) y nuestra plataforma de chatbot (Chattigo). Estas herramientas tecnológicas podrán intervenir en el procesamiento y almacenamiento de información personal conforme a sus propias políticas de privacidad y a los estándares de seguridad aplicables.

  1. OBLIGACIONES Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La presente política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Jonathan Suarez Villamarin, quien actúa bajo el nombre comercial IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot, así como para sus empleados, contratistas y proveedores tecnológicos vinculados al tratamiento de datos personales en calidad de Encargados del Tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

  • Nombre/Razón Social: Jonathan Suarez Villamarin (IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot)
  • NIT: 1.032.384.937-0
  • Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
  • Correo electrónico: gerencia@antobotoficial.com
  • Página web: www.antobotoficial.com
  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará Jonathan Suarez Villamarin (IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot) con la información personal recolectada a través de sus canales digitales (WhatsApp, sitio web y formularios) tendrá las siguientes finalidades:

a) Prestación del servicio: Efectuar las gestiones necesarias para el funcionamiento del chatbot, permitiendo la interacción en tiempo real y la entrega de información solicitada por el Titular.

b) Gestión de Clientes (CRM): Almacenar y organizar los datos en nuestra plataforma de gestión (HubSpot) para dar seguimiento a las solicitudes, personalizar la atención y mejorar la experiencia del usuario.

c) Soporte Técnico: Compartir la información técnica necesaria con proveedores de infraestructura (Chattigo) para garantizar la estabilidad y seguridad del flujo de mensajes a través de la API oficial de WhatsApp Business.

d) Comunicaciones Comerciales: Enviar información relacionada con productos, servicios, novedades, actualizaciones, eventos, campañas promocionales o contenidos asociados al ecosistema de IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot, siempre que el Titular haya otorgado su autorización previa, expresa e informada para recibir este tipo de comunicaciones, conforme a la Ley 1581 de 2012. El Titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de dichos envíos a través de los canales oficiales de atención.

e) Mejora del Servicio: Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis estadísticos para optimizar las soluciones de automatización y publicidad.

f) Trámites Legales: Gestionar peticiones, quejas, reclamos (PQR) y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de los Términos y Condiciones aceptados.

g) Seguridad: Verificar la identidad del usuario cuando sea necesario para la ejecución de una relación comercial o contractual.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

EL RESPONSABLE informa al Titular que no es obligatorio suministrar datos de naturaleza sensible. En caso de que para la prestación de un servicio específico (como la verificación de identidad o el envío de ubicaciones para logística) el Titular decida proporcionarlos, su tratamiento se realizará bajo las siguientes condiciones:

a) Finalidad Limitada: Se tratarán exclusivamente para el cumplimiento del objeto social de IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot y la correcta ejecución de los servicios solicitados por el usuario a través del chatbot.

b) Seguridad de la información: Los datos sensibles que eventualmente sean tratados a través de herramientas tecnológicas vinculadas al ecosistema de Anto Bot (como Chattigo, HubSpot o la API oficial de WhatsApp Business) serán gestionados bajo medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y organizacional orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y acceso autorizado de la información, de acuerdo con los estándares aplicables y las capacidades tecnológicas disponibles.

c) Derecho de Abstención: El Titular tiene el derecho explícito de no responder preguntas que versen sobre datos sensibles o de no enviar archivos que los contengan, sin que esto afecte la navegación básica en el bot.

d) Trámites de Ley: Gestionar solicitudes de derecho de petición o reclamos que requieran de información específica para su resolución.

  1. PERIODO DE ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Jonathan Suarez Villamarin (IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot) conservará los datos personales del Titular únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su recolección. En términos generales, los datos se mantendrán:

  • Durante la vigencia de la relación comercial o la prestación del servicio de chatbot.
  • Mientras no exista una solicitud de supresión o revocación de la autorización por parte del Titular.
  • Por los términos legales exigidos por las normas contables, fiscales o civiles colombianas que obliguen a la conservación de información histórica.

Una vez cumplida la finalidad o vencido el término legal de conservación, los datos podrán ser suprimidos, bloqueados o anonimizados de nuestras bases de datos y/o herramientas tecnológicas vinculadas al servicio.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales, Usted tiene derecho a:

a) Acceso: Conocer de forma gratuita los datos que han sido objeto de tratamiento por parte de IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot.

b) Actualización y Rectificación: Solicitar la corrección de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.

c) Prueba de Autorización: Solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

d) Información de Uso: Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

e) Quejas ante la SIC: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

f) Revocatoria y Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos o revocar la autorización cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

g) Derecho de Oposición: Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot pone a disposición de los titulares de la información los canales oficiales para atender solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, incluyendo consultas, actualizaciones, rectificaciones, revocatorias o reclamos.

El canal oficial habilitado para este propósito es:

  • Correo electrónico: gerencia@antobotoficial.com

Toda solicitud será registrada y gestionada conforme a los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en Colombia.

    1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Para que IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot pueda dar trámite a su solicitud, el Titular o su representante deberá enviar una comunicación al correo electrónico oficial incluyendo:

  • Nombre completo y apellidos.
  • Número de identificación.
  • Datos de contacto para recibir la respuesta (correo electrónico o teléfono).
  • Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo y el derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización).

TIEMPOS DE RESPUESTA:

  • Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Reclamos: Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

    1. VIGENCIA

 

  • La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot rige a partir del 23 de mayo de 2026.
  • Las bases de datos en las que se registren datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas por el Titular y/o las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservación, los datos podrán ser eliminados, bloqueados o anonimizados conforme a los procedimientos internos y capacidades técnicas disponibles.
  • IGS INSTITUCIONAL GRANDES SOLUCIONES – Anto Bot podrá modificar la presente política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, tecnológicos u operativos. Cualquier modificación sustancial será informada oportunamente a través del sitio web oficial www.antobotoficial.com o mediante los canales oficiales de comunicación habilitados por la plataforma.